Aðalfundir húsfélaga og rekstrarfélaga, sem eru í þjónustu hjá Eignarekstri, hófust um miðjan janúar.
Haldnir verða um 230 aðalfundir húsfélaga og hófst undirbúningur hjá starfsfólki í desember byrjun. Formenn allra félaga hafa fengið senda tillögu að fundartíma og má gera ráð fyrir að fundartörninni ljúki um miðjan mars. Eignarekstur hefur ráðið til sín fimm nýja fundarstjóra í fundarteymi Eignareksturs. Þau munu ásamt Oddi Ragnari, annars eiganda Eignarekstur, sjá um að halda fundina. Fundarstjórarnir hafa farið í Eignarekstur skóla en þar er farið yfir helstu lög og reglur sem ber að hafa í huga við stýringu funda. Með tilkomu nýja skrifstofuhúsnæðisins í Suðurhrauni 10 þá hefur Eignarekstur nú aðgang að 7 fundarsölum á höfuðborgarsvæðinu og einnig víðsvegar um landsbyggðina.
Hjá Eignarekstri er mikið lagt upp úr undirbúningi aðalfunda og að rétt sé staðið að boðun þeirra, svo tryggt sé að fundirnir verði löglegir og þar með bindandi fyrir viðkomandi hús- og rekstrarfélög. Þunginn af skipulagi og boðun þeirra hvílir á þjónustuveri Eignareksturs. Þar sem að um marga fundi er að ræða er mjög mikilvægt að vera með fyrir fram ákveðið skipulag til að raða fundum eftir. Bæði fyrir fundarteymi Eignareksturs, fundarstaðina og svo síðast en ekki síst að formenn fái góðan fyrirvara til að undirbúa sig og sitt félag. Formönnum er gefinn góður tími til að koma með viðbót af dagskrárefni á fundarboðið til að ræða eða taka afstöðu til. Á aðalfundi er fyrst og fremst rætt um innri málefni félagsins. Ársreikningur síðasta árs lagður fyrir, rekstar- og kostnaðaráætlun lögð fram til samþykktar, kosning stjórnar og aðrar ákvarðanir bornar upp til atkvæðagreiðslu sem koma fram á fundarboðinu. Einnig er gott að hafa í huga að ef stjórn hyggst ekki halda áfram þá séu stjórnarmenn búnir að tryggja aðra aðila í sinn stað til að bæði stytta fundartíma og afgreiðslu þeirra dagskrárliða sem geta oft á tíðum dregist á langinn.
Mikilvægt er að ársreikningar húsfélaga séu yfir farnir af skoðunarmanni reikninga fyrir hvern aðalfund og mikil áhersla er lögð á það að hann sé undirritaður fyrir fundinn og síðan settur inn á „mínar síður“ húsfélagsins. Til að auka líkur á að undirritun sé gerð eru allir ársreikningar sendir á sér kjörinn skoðunarmann húsfélagsins til rafrænnar undirskriftar. Það fyrirkomulag hefur gengið gríðarlega vel og finnst stjórnum húsfélaganna fyrirkomulagið afskaplega þægilegt.
Eignarekstur pappírslaust fyrirtæki
Við áramót 2022-23 hefur Eignarekstur tekið sig til og skannað inn eldri gögn húsfélaga sem ekki voru til á tölvutæku formi fyrir. Reikningar vegna húsgjalda eru sendir með rafrænum hætti og almenn skjöl almennt send á tölvutæku formi. Starfsmenn Eignareksturs eru með þessu að draga út pappírsnotkun og stefna á að vera umhverfisvænt fyrirtæki.
Árið 2022 var farið í netfanga herferð og fundarboð almennt send út með rafrænum hætti ásamt því að þinglýstum eigendum eigna, sem ekki voru skráð til heimilis í viðkomandi húsi, voru send fundarboð bréf leiðis.. Við viljum minnka bréfpóst og kostnað við að póstsenda fundarboð. Að auki er það mun rekjanlegra að senda fundboðin út með tölvupósti frekar en að senda þau út með bréfpósti nema að þau séu í ábyrgðarpósti.
Lögum samkvæmt skal boða til aðalfunda skriflega og með sannanlegum hætti með
minnst átta og mest tuttugu daga fyrirvara þar sem tilgreindur er bæði fundartími, fundarstaður og dagskrá. Mikilvægt er að fundarboð séu hengd upp í sameign.
Til að fá rafræn fundarboð þurfa eigendur að skrá sig með rafrænum skilríkjum eða íslykli inn í „mínar síður“ (https://minn.eignarekstur.is/login) og færa inn tengiliðsupplýsingar sínar fyrir húsfélagið. Sjá hnapp efst til hægri á heimasíðu okkar, Eignarekstur.is. Öll gögn fyrir hvern aðalfund fara tímanlega inn á mínar síður. Þar má þá finna ársreikning ársins 2022 og rekstraráætlun fyrir árið 2023, ásamt fundarboði og öðrum gögnum sem leggja á fyrir fundinn.
Fjarfundir eru sífellt að verða vinsælli. Á tímum COVID-19 varð sprenging í tækninni sem og eftirspurninni eftir því að halda húsfundi með þeim hætti. Lengi vel vantaði lagalegan grundvöll til að geta haldið rafræna húsfundi en það hefur lagast og fjöleignahúsalög gera ráð fyrir rafrænum húsfundum jafnt og hefðbundin fundarhöld. Eignarekstur hefur yfir að ráða öllum þeim búnaði sem til þarf til að geta haldið húsfundi rafrænt sé þess óskað að hluta til eða alfarið. Allt til þess gert að mæta viðskiptavinum sínum á sem bestan hátt og veitt þá þjónustu til viðskiptavina sem hentar þeim best hverju sinni.
Að lokum óskar starfsfólk Eignarekstur öllum gleðilegs nýs árs og hlakkar til samstarfsins á nýju ári.
Starfsfólk Eignareksturs
This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Suðurhraun 10, 210 Garðabær
kt.471215-1470
VSK númer: 124248
