Nú er rétti tíminn til að hefja undirbúning ef fyrirhugað er að fara í viðhaldsframkvæmdir á næsta ári.
Undirbúningur aðalfunda er nú í fullum gangi hjá starfsfólki Eignareksturs og um að gera að nýta aðalfund húsfélags, ef fyrirhugað er að taka afstöðu til slíkra mála, með góðum fyrirvara.
Þegar upp kemur leki eða annað sem skemmir hratt út frá sér þarf stjórn húsfélags að bregðast hratt við og útvega verktaka sem geta annast viðgerðir eins fljótt og hægt er.
Mælst er til þess að húsfélög safni í framkvæmdarsjóð til að eiga fyrir minniháttar framkvæmdum og hluta af greiðslu upp í stærri framkvæmdir. Þetta er gert til að reyna að koma til móts við hugsanlegan framkvæmdakostnað eigenda þegar að þeim kemur.
Hvað varðar stærri framkvæmdir hjá húsfélögum þá er undirbúningur á þeim og ákvörðun að taka alla jafnan lengri tíma. Stjórn húsfélags ásamt eigendum íbúða í húsfélaginu þurfa að vega og meta hversu umfangsmikil viðhaldsþörfin er, í hvaða forgangi er framkvæmdin og hver er fjárhagsstaða húsfélagsins. Það er því mjög mikilvægt að vanda til verka og taka góðan tíma í undirbúning.
Gott verkferli framkvæmda
Eignarekstur hefur tekið saman lista fyrir verkferli sem gott er að hafa til umhugsunar þegar undirbúningur er að hefjast:
- Að taka góða tíma í undirbúning
- Halda húsfund og fá heimild til að láta ástandsmeta og gera úttekt á ástandi á ytra byrgði
- Halda húsfund þegar niðurstöður ástandsmats liggur fyrir
- Láta bjóða verkið út af fagaðila
- Vanda valið á verktaka, skoða kennitölu og biðja um meðmæli
- Gera verksamning og vera með öflugt eftirlit með framkvæmdunum
- Byrja að innheimta fyrir fram til að hjálpar eigendum að dreifa álaginu þegar að framkvæmdum kemur
Mikilvægt að vanda orðalag og passa uppá löglega fundarboðun
Löglegur fyrirvari í dögum talið er minnst 4 daga og mest 20 daga fyrirvara frá fundarboðun og til fundar.
Við mælum eindregið með því að fá fagaðila til að gera ástandsmat á húsinu ásamt kostnaðarmati tengdu fyrirhuguðum framkvæmdum. Slík skýrsla gefur skýra mynd af ástandinu.
Þegar ástandsskýrslan liggur fyrir þarf að boða til annars löglegs húsfundar og kynna niðurstöður skýrslunnar fyrir öllum eigendum og leggja fram fyrirhugaða kostnaðaráætlun.
- Á fundarboðinu skal tilgreina vandlega alla þá hluti sem á að taka afstöðu til á fundinum og er lykilatriði að málefnin séu orðuð skýrt
- Á fundinum er svo tekinn ákvörðun um forgangsröðun viðhaldsverkefna sem skýrslan leggur til og sú ákvörðun lögð fyrir fundarmenn til samþykktar
- Á fundinum er höfundi ástandsskýrslunnar falið að vinna útboðsgögn og framkvæma útboð
Þegar útboð hefur átt sér stað er boðað til húsfundar (framkvæmdafundar) þar sem niðurstöður útboðs ásamt greiðsluáætlun eru lögð fram. Á þessum fundi liggja þannig fyrir allar upplýsingar til grundvallar ákvarðanatöku. Mælst er til þess að ráða inn fagaðila til að sjá um umsjón og eftirlit með framkvæmdum. Það er gjarnan nýtt sama fund til að samþykkja tilboð í það.
Með vandlegum undirbúningi og vel undirbúnu útboðsferli eru umtalsvert minni líkur á óvæntum kostnaði tengt framkvæmdum.
Starfsfólk Eignareksturs er til þjónustu reiðubúið þegar kemur að undirbúningi framkvæmda af öllum stærðargráðum. Við aðstoðum viðskiptavini við að fara af stað í framkvæmdir, aðstoðum við fundarboðun og fundarhöld, sjáum um innheimtur kostnaðar, sækjum um endurgreiðslu á vsk vegna vinnuliðs verktaka og aðstoðum húsfélagið við að klára málin.
Gildi Eignareksturs eru hagkvæmni - samstaða - traust
